توانایی های ارتباطی (توانایی‌های ارتباطی)

آیا تابحال برای منتقل کردن پیام و منظور خود سختی زیادی کشیده‌اید؟


آیا تابحال برای منتقل کردن پیام و منظور خود سختی زیادی کشیده‌اید؟

شاید باید پروژه پیشگامانه ای را جلو می‌بردید، جلسه‌ای اداری را سرپرستی کرده و یا سخنرانی قانع کننده‌ای می‌داشته اید.

تمام تلاش خود را به کار بسته‌اید اما تمام بازخوردی که گرفته اید نگاه های خالی و سکوت عجیب بوده است.احتمالا چیزی که شما گفته‌اید اشتباه نبوده ولی فقط باید روی چگونگی بیانش کار می کرده اید. در این مقاله، با شناساندن شش محدوده ارتباطی به شما کمک خواهیم کرد تا بهتر ارتباط برقرار کنید.

  1. درک مبانی
  2. ارتباطات تان را برنامه ریزی کنید
  3. ارتباط قدرتمند در نوشتن
  4. ارتباط موثر رو در رو
  5. برگزاری جلسات سازنده
  6. ارائه سخنرانی عالی

۱- درک مبانی

مهم است که  با توجه به گستره وسیعی از کانال هایی که در دسترس هستند مانند ایمیل، ابزارهای بازاریابی، سخنرانی ها و سایر روش های کتبی یا شفاهی، رویکردی سیستماتیک برای ارتباط در پیش گیریم. یک محل خوب برای شروع مقاله  "چرخه ارتباطات" ما است که اصول استفاده از هر رسانه را پوشش می دهد. این مقاله فرایندی شش مرحله ای را برای سازماندهی و ارائه یک پیام و سپس یادگیری  بازخوردی که می گیرید، بررسی می کند.

به یاد داشته باشید، ارتباط یک فرایند دو طرفه است: به همان اندازه که صحبت کردن و یا ارائه یک پیام مهم است، به همان میزان اهمیت دارد که به پاسخ فرد دیگر گوش دهید. شما می توانید مهارت های شنیداری خود را با انجام تست ما امتحان کنید. و کمک های زیادی نیز برای افزایش درک شما از آنچه که مردم در تلاش برای ارتباط با شما هستند، در دسترس است.

به عنوان مثال، می توانید یاد بگیرید چگونه با همدلی گوش دهید، که نشان دهنده توجه و درک شما از آنچه گفته می شود باشد. همچنین می تواند کمک کند تا به طور فعال گوش فرا دهید؛ که شامل به تعویق انداختن قضاوت تا زمانی است که تمام چیزهایی که طرف دیگر ماجرا باید بگوید را بشنوید.

همانطور که این مهارتها را بدست می آورید، متوجه خواهید شد که توسعه دادن مهارت های ارتباطی تان، همانقدر که درمورد بهبود کیفیت روابط تان است، درمورد بیان خودتان نیز هست.

موفقیت در کسب و کار اغلب به توانایی شما در تعهد، ایجاد همدلی و تلاش برای قدردانی از دیدگاه دیگران بستگی دارد.  هرچه بیشتر به درک مشترک با همکاران و مشتریان تان برسید، بهتر می توانید ارتباطی با کیفیت بالا با آنها برقرار کنید. این مهارت ها در کنار هم می توانند محیط کاری شما را شادتر و دارای انسجام و کارایی بیشتری کنند.

۲- ارتباطات تان را برنامه ریزی کنید

هدف از برنامه ریزی ارتباطات، رساندن پیغام درست به افراد درست به روشی درست است. ساده به نظر می رسد، اما بسیاری از افراد نمی توانند ارتباطات شان را به درستی برنامه ریزی کنند؛ که این مساله می تواند منجر به سوءتفاهم، ناامیدی و از دست رفتن موقعیت شود.

یک رویکرد موثر، استفاده از یک چارچوب استراتژی برای شناسایی و درک مخاطبین تان و فکر کردن در مورد چگونگی دستیابی به آن است. فرضیه سازی نکنید. هوشمندانه به آنچه که مخاطب تان نیاز دارد گوش دهید. به روش درست سوالات درستی بپرسید تا در طول مدت برنامه ریزی بیشترین اطلاعات ممکن را به دست آورید.

زمانی که آماده ی نوشتن پیام خود شدید، از مثلث لفاظی برای بررسی انتظارات مردم، زمینه پیام، و آنچه که میخواهید پیغام شما به انجام برساند، استفاده کنید. همچنین می توانید از تکنیک سکانس انگیزه بخشی مونرو استفاده کنید تا توجه مخاطبات تان را جلب کرده و شروع موثری برای عمل داشته باشید.

همچنین می توانید با داستان گویی، احساست مخاطب تان را درگیر کنید؛ که روشی قدرتمند و متقاعد کننده است که می تواند هم برای اطلاع رسانی به مخاطبان و هم ایجاد برخی زمینه های مشترک استفاده شود.

هر وسیله یا سبکی که انتخاب می کنید، به یاد داشته باشید پیام خود را ساده نگه دارید و از اصطلاحات استفاده نکنید. مقاله ما در "هفت ضدحمله ارتباطی" می تواند به این کار کمک کند.
اطلاعاتی را که در حال ارائه آن هستید به صورت طبقه بندی شده در قسمت های مستقلی که به راحتی قابل درک باشد بگذارید و اجازه دهید که سادگی و روشنی راهنمای شما باشد.

۳- برقراری ارتباط قدرتمند در نوشتن

هیچ کس نمی خواهد وقتش را برای رمزگشایی از ایمیل های بد نوشته شده، گزارش های سرهم شده و یا پیام های خیلی پیچیده تلف کند. به همین دلیل است که مهارت های نوشتن یکی از "باید"هاست.
ارتباطات کتبی شما با بسیاری از پیام های دیگر رقابت می کنند؛ بنابراین باید توجه خوانندگان خود را جلب کنید و مطمئن شوید که اطلاعات مهم را در سریع ترین زمان ممکن دریافت می کنند. اینجاست که هرم معکوس نوشتاری مفید است، چرا که نکات کلیدی را در راس پیغام شما قرار می دهد.

کوتاه بودن، وضوح و استفاده از خطوط موضوعی هوشمندانه، راهکارهای ضروری برای ایمیل موثر است. از درهم صحبت کردن، استفاده از لحن اشتباه و سایر اشتباهات رایج اجتناب کنید. این توصیه همچنین در مورد پیام های فوری (IM) نیز اعمال می شود، اما باید در این مورد حتی مختصرتر نیز باشید، چرا که طولانی بودن متن، خواندن و درک آن را مشکل می کند.

نوشته های طولانی تر مانند گزارش های کسب و کار نیز باید به وضوح و منطقی سازمان دهی شوند تا مخاطب دقیقا بداند برای اطلاعاتی که نیاز دارد کدام قسمت را نگاه کند و آن اطلاعات زیر توده ای از داده های بی شکل و سازماندهی نشده مدفون نشده باشد.

۴- ارتباط موثر چهره به چهره

ارتباطات چهره به چهره بهترین فرصت را برای ایجاد روابط خوب و برقراری ارتباط با افراد به صورت شخصی ارائه می دهد.

استفاده از گپ و گفت های مختصر می تواند طرف مقابل را در وضعیت آرامش قرار دهد، اما مطمئن شوید که به دقت به پاسخ های وی گوش می دهید. این پاسخ ها می تواند چیزهای زیادی درمورد علایق و ارزش های او به شما بیاموزد و میتوانید دریابید که از چه زبانی برای ایجاد ارتباط با وی استفاده کنید.

ممکن است زمان هایی پیش بیاید که در موقعیتی که آمادگی اش را ندارید گرفتار شوید؛ مثلا مجبور شوید به سوالی غیرمنتظره پاسخ دهید یا بدون آنکه زمان زیادی داشته باشید از شما خواسته شود به جای کس دیگری سخنرانی کنید. مقالات ما، "جواب های حاضر و آماده" و "مهارت های ظریف سخنرانی"، می توانند به شما کمک کنند تا با اطمینان از عهده چنین موقعت هایی برآیید.

به طور مشابه، ممکن است فرصتی غیر منتظره برای ارائه ی محصول یا سرویس خود به یک مشتری بالقوه پیدا کنید. در حالی که ممکن است برای این برخورد آمادگی نداشته باشید، هنوز هم می توانید از فرصت به دست آمده سود ببرید، به شرطی که از قبل توضیح مختصر و کاملی از کار و ایده خود داشته باشید.

مطلب مفیدی بود؟

می‌توانید با تهیه‌ی اشتراک مدیر بهتر از بیش از ۲۰ درس دیگر مدیر بهتر در زمینه‌های مدیریت، رهبری، ابزارهای استراتژیک و ... بهره ببرید.

مدیر بهتری می‌شوم

همچنین لازم به یادآوری است که شما خیلی پیش از آن که حتی کلمه ای به زبان بیاورید، با ظاهر و زبان بدن خود ارتباط را آغاز کرده اید؛ بنابراین این که تاثیر اولیه خوبی داشته باشید، مهم است.

در حقیقت، زمانی که مردم در مورد احساسات خود صحبت می کنند، بخش شفاهی پیامشان به کوچکی هفت درصد از کل  صحبت می باشد. یک ارتباط گر ماهر یاد می گیرد که هم زبان بدن را بخواند و از آن استفاده کند، هم از سرنخ های بصری برای تقویت پیامش استفاده کند.

۵- برگزاری جلسات سازنده

جلسه می تواند انجمنی برای به اشتراک گذاشتن ایده های بزرگ، تصمیم گیری های جسورانه و الهام بخشیدن به یکدیگر باشد. هرچند در سازمان هایی که این جلسات به خوبی برگزار نشده باشند، مردم اغلب آنها را به عنوان استفاده ضعیفی از زمان خود در نظر می گیرند. جلسات موثر به خودی خود اتفاق نمی افتند؛ بلکه نیاز به مجموعه ای خاص از مهارت های ارتباطی دارد. این پادکست مصاحبه با کارشناس، بررسی می کند که چطور با ساده سازی جلسات، کار بیشتری در زمان کمتری انجام دهیم.

احتمالا تابحال در جلساتی که از موضوع خارج شده اند، اهداف مشخصی ندارند و یا توسط شرکت کنندگان تحت کنترل قرار گرفته اند، نشسته اید؛ که می توانند آزاردهنده، خسته کننده و غیرسازنده باشند؛ اما نیازی نیست حتما به این شکل پیش برود: مقاله ی "اجرای جلسات موثر" ما، بررسی میکند که چطور جلساتتان را سازمان دهی شده، متمرکز بر هدف و موثر پیش ببرید.

اغلب ارتباطی بین توجه به جزئیات و ساده سازی جلسات وجود دارد. درنتیجه تمام جلسات مطابق برنامه پیش نمی روند. اگر در جلسات شما موضوع صحبت اغلب گم می شود، می توانید از تکنیک نقشه ی دیالوگ برای "بازگرداندن نظم" استفاده کنید؛ که شامل عوامل بی طرفی است که ایده های جدید و نظرات را روی تخته درج کنند. داشتن گزارشی از آنچه که گفته شده است، برای جلسات آینده مفید است. همچنین زمانی که افراد می بینند که گفته هایشان نوشته شده، احساس می کنند که نقطه نظراتشان شنیده شده و دیگر نیازی به تکرار آن ها نیست.

همچنین می تواند فرصتی برای لذت بردن از جلسه ای مختصر و مفید داشته باشید، اگر این جلسات توسط فردی تسهیل کننده (بی طرف) و با تجربه و یا یک رئیس اداره شوند. این شخص معمولا در زمینه های زیر مهارت دارد:

  • طراحی و برنامه ریزی جلسه
  • درگیر کردن افراد و شکستن یخ آن ها به شیوه ی مناسب
  • هدایت نیروی محرکه ی جلسه
  • درج نکات کلیدی به طور موثر
  • اطمینان حاصل کردن از اینکه شرکت کنندگان متوجه هستند که پس از جلسه چه کاری باید انجام دهند.

تعدادی مشکل در ارتباطات گروهی وجود دارد که باید از آن ها اجتناب کرد. خطر اصلی این است که اختلاف های سازنده تبدیل به درگیری شوند. یادگیری نحوه مدیریت اختلافات باعث می شود که مدیر مطمئن تری باشید و نیز اطمینان حاصل کنید که درگیری به نحو مثبتی حل شده است. همچنین باید از تفکر گروهی و تعصب اجتناب کنید.

۶- ارائه ی عالی سخنرانی

توانایی ارائه یک سخرانی مهارت ارتباطی کلیدی ای برای مدیران و یا برای هر کسی با جاه طلبی های رهبری است. حتی اگر خودتان را "ارائه کننده" ماهری در برابر مخاطب می دانید، بازهم باید حواستان به مناطقی که می توانید مهارت های خود را افزایش دهید، باشد.

اولین قدم این است که به طور کامل برنامه ریزی کنید. ارائه ی سخنرانی عالی برایتان بسیار ساده تر خواهد بود اگر از قبل زمانی را برای آماده سازی آنچه که میخواهید بگویید صرف کرده باشید. این کار همچنین برای انتخاب ساختار و سبکی که برای مخاطبان شما مناسب است، حیاتی ست. همچنین درمورد تاثیرات بصری ای که می توانید بگذارید فکر کنید.

قبل از اینکه "روی صحنه بروید" اتاق را آماده کرده و هر وسیله یا لوازم جانبی ای که قصد استفاده از آن را دارید، آزمایش کنید. هیچ چیز بیشتر از یک ایراد فنی غیرمنتظره تمرکز شما را به هم نزده و حواستان را از پیامی که میخواهید منتقل کنید پرت نمی کند.

باید مخاطب تان را درگیر کنید؛ بنابراین ممکن است استفاده از تکنیک های مطرح شده در مقاله "نردبان انتزاع" ما، برایتان مفید باشد. این تکنیک ها شامل گریز مداوم میان جزئیات ملموس و مفاهیم انتزاعی در حین صحبت است.

اگر ارائه تان به خوبی تمرین شود، اعتماد به نفس تان برای صحبت کردن در جمع رشد خواهد کرد و می توانید بیشتر در مورد زبان بدن خود فکر کنید. داشتن رفتاری آرام به این معنی ست که مردم بتوانند، بدون اینکه حواس شان به خاطر حرکات عصبی شما پرت شود، روی پیام تان متمرکز شوند.

بهتر است خودتان را از قبل با اشتباهات رایج سخنرانی آشنا کنید، تا اینکه این اشتباهات را طی تجربه ای تلخ بیاموزید. همچنین به یاد داشته باشید که حتی بهترین سخنران نیز اضطراب های سخنرانی را تجربه می کند، اما آموخته است که چگونه بر آن ها فائق آید.

خلاصه

بهترین ارتباط گرها به طور فعال گوش می دهند، به مردم الهام می بخشند، به آن ها کمک می کنند اقدامات موثری انجام دهند، و موانع درک کردن شان را برطرف می کنند. متاسفانه ارتباطات موثر آنچنان که باید در کسب و کار رایج باشد، نیست. احتمالا همه ما توسط پیام های طولانی و نامفهوم، گیج و خسته شده ایم.

با این وجود، با تمرکز بر این شش زمینه اصلی مهارت، هر کسی می تواند مسیر خود را به سمت تبدیل شدن به یک ارتباط گر استثنایی آغاز کند.

نویسنده: زرتشت سپیدمان

مدیر بهتری شو!

مدیر بهتری شدن کمتر از چند دقیقه وقت می‌گیره و بعد از اون می‌تونی به راحتی به همه مطالب دسترسی پیدا کنی.

چرا عضو شم؟

  • از آخرین‌ها باخبر بشی!
  • به مطالب ویژه دست پیدا کنی!
  • نتیجه‌ای که توی تست‌ها به‌دست میاریو ذخیره کنی!
  • در ازای امتیازی که کسب می‌کنی پول نقد دریافت کنی!
  • اگر دوست داشتی پولی که درآوردیو به سازمان‌های خیریه کمک کنی!


نظرات کاربران