درک مهارت‌های ارتباطی (توانایی‌های ارتباطی)

چرا مهارت های ارتباطاتی تا این حد مهم هستند؟


چرا مهارت های ارتباطاتی تا این حد مهم هستند؟

هدف ارتباطات این است که پیام خود را به روشنی و به وضوح به دیگران منتقل کنید.

انجام این کار شامل هم تلاش فرستنده پیام و هم گیرنده آن می شود. این فرایندی است که می تواند با خطا همراه باشد، زیرا پیام ها اغلب توسط گیرنده غلط تفسیر می شوند. هنگامی که این تفسیرغلط شناسایی نشود، می تواند باعث سردرگمی فوق العاده، تلاش های هدر رفته و فرصت های از دست رفته شود.

در واقع ارتباطات تنها زمانی موفق می شود که هر دو فرستنده و گیرنده اطلاعات یکسانی را به عنوان نتیجه ارتباطات درک کنند.

با انتقال موفقیت آمیز پیام، افکار و ایده های خود را به طور موثری انتقال می دهید. اگر موفق نشوید، افکار و ایده هایی که منتقل می کنید لزوما منعکس کننده خود شما نیستند، و باعث از کار افتادن ارتباط و ایجاد موانعی –هم شخصی و هم حرفه ای- در مسیر رسیدن به هدف تان می شود.

در بررسی اخیر از استخدام کنندگان شرکت هایی که بیش از ۵۰.۰۰۰ کارمند داشتند، مهارت های ارتباطی به عنوان مهمترین عامل تعیین کننده در انتخاب مدیران ذکر شد. این نظرسنجی که توسط مدرسه کسب و کار دانشگاه Katz دانشگاه پیتزبورگ انجام شده است، اشاره می کند که مهارت های ارتباطی، از جمله ارائه کتبی و شفاهی، و نیز توانایی کار با دیگران، عوامل اصلی موفقیت شغلی هستند.

به رغم اهمیت روزافزونی که بر مهارت های ارتباطی گذاشته می شود، بسیاری از افراد همچنان با این مساله درگیرند و قادر به انتقال مفاهیم و افکار خود به صورت موثر نیستند - چه به شکل کلامی و چه کتبی. این ناتوانی، رقابت موثر در محل کار را تقریبا برایشان غیرممکن می کند و سد راه پیشرفت حرفه ایشان می شود.

انتقال پیام برای پیشرفت تان بسیار مهم است. برای انجام این کار باید بدانید پیام شما چیست، به چه مخاطبی ارسالش می کنید و چگونه دریافت می شود. همچنین باید شرایط پیرامون ارتباطات خود را، مانند زمینه های موقعیتی و فرهنگی، سبک سنگین کنید.

مهارت های ارتباطاتی - اهمیت از بین بردن موانع

موانع ارتباطی می تواند در هر مرحله از فرایند ارتباطات ظاهر شود (که شامل فرستنده، پیام، کانال، گیرنده، بازخورد و زمینه است - به نمودار زیرنگاه کنید) و ممکن است باعث ایجاد سوء تفاهم و سردرگمی شود.

برای اینکه یک ارتباط مؤثر باشد و نقطه نظرات شما بدون سوء تفاهم و سردرگمی منتقل شود، هدف شما باید کاهش فرکانس این موانع در هر مرحله از این فرآیند (با ارتباطات واضح، مختصر، دقیق و به خوبی برنامه ریزی شده) باشد. ما روند زیر را دنبال می کنیم:

منبع

به عنوان منبع پیام، باید درباره اینکه چرا ارتباط برقرار می کنید، و چه چیزی را منتقل می کنید، کاملا روشن باشید. همچنین باید مطمئن باشید که اطلاعاتی که طی برقراری ارتباط منتقل می کنید، مفید و دقیق است.

پیام

پیام همان چیزی ست که می خواهید طی برقراری ارتباط منتقل کنید.

رمزگذاری

رمزگذاری شامل تغییر اطلاعاتی است که می خواهید ارسال کنید، به شکلی که قابل ارسال و قابل رمزگشایی در انتهای دیگر باشد. موفقیت شما در رمزگذاری به توانایی شما در انتقال اطلاعات به وضوح و به سادگی بستگی دارد،  همچنین به توانایی شما برای پیش بینی و از بین بردن منابع سردرگمی (به عنوان مثال، مسائل فرهنگی، پیش فرض های اشتباه و اطلاعات ناقص). یک قسمت کلیدی رمزگذاری، شناختن مخاطب تان است: عدم شناختن کسی که با او ارتباط برقرار می کنید منجر به ارسال پیام هایی می شود که اشتباه درک می شوند.

کانال

پیام ها از طریق کانال ها منتقل می شوند: به صورت کلامی شامل جلسات حضوری، تلفن و ویدئو کنفرانس؛ و کتبی شامل نامه ها، ایمیل ها، یادداشت ها و گزارشات. کانال های مختلف دارای نقاط قوت و ضعف مختلف هستند. به عنوان مثال، ارائه فهرستی طولانی از دستورات به صورت کلامی لزوما موثر نیست، در عین حال ممکن است با انتقاد از کسی از طریق ایمیل باعث ایجاد مشکل شوید.

مطلب مفیدی بود؟

می‌توانید با تهیه‌ی اشتراک مدیر بهتر از بیش از ۲۰ درس دیگر مدیر بهتر در زمینه‌های مدیریت، رهبری، ابزارهای استراتژیک و ... بهره ببرید.

مدیر بهتری می‌شوم

رمزگشایی

درست همانطور که رمزگذاری موفقیت آمیز یک مهارت است، رمزگشایی موفقیت آمیز (به عنوان مثال زمان گذاشتن برای به دقت خواندن پیام یا به طور جدی گوش دادن) نیز یک مهارت است. درست همانطور که سردرگمی می تواند از اشتباه در کدگذاری بوجود آید، می تواند از خطا در رمزگشایی نیز ایجاد شود. این مورد به ویژه زمانی پیش می آید که رمزگشا دانش کافی برای درک پیام نداشته باشد.

گیرنده

پیام شما به افراد مخاطب شما می رسد. بی شک، اقدامات و واکنش هایی در ذهن دارید که امیدارید پیام شما از مخاطب بگیرد. با این حال، در نظر داشته باشید که هر یک از این افراد با ایده ها و احساساتی به فرآیند ارتباطات وارد می شوند که بدون شک بر روی درک خود از پیام شما و پاسخ آنها تاثیر می گذارد. برای اینکه یک ارتباط گر موفق باشید، قبل از ارسال پیام خود باید این را در نظر بگیرید و به طور مناسب عمل کنید.

بازخورد

مخاطبانتان با واکنش های کلامی و غیرکلامی به پیامی که منتقل می کنید، ایجاد بازخورد می کنند. خیلی دقیق به این بازخورد دقت کنید، زیرا تنها چیزی است که به شما امکان می دهد تا اطمینان حاصل کنید که مخاطبان شما پیام شما را درک کرده اند. اگر متوجه شوید که سوء تفاهمی وجود دارد، حداقل این فرصت را دارید که پیام دوم را بفرستید.

زمینه

وضعیتی که پیام شما تحویل داده می شود زمینه است. زمینه ممکن است شامل محیط اطراف یا فرهنگی وسیع تر (فرهنگ سازمانی، فرهنگ بین المللی و غیره) باشد.

نکته:

به چرخه ارتباطات برای کمک به سازماندهی و ارائه پیام به طور موثر نگاهی بیندازید.

حذف موانع در همه این مراحل

برای ارائه پیام به طور موثر، باید متعهد شوید که موانع موجود در هر یک از مراحل فرآیند ارتباطات را از بین ببرید.

بیایید با خود پیام شروع کنیم. اگر پیام شما بیش از حد طولانی، نامرتب و یا حاوی خطا باشد، می توانید انتظار داشته باشید که اشتباه دریافت و درک شود. استفاده از کلام و زبان بدن ضعیف نیز می تواند پیام را گیج کننده کند.

موانع موجود در زمینه از فرستندگانی که اطلاعات زیاد از حدی را با سرعتی زیاد از حد ارائه می دهند، ناشی می شوند. هروقت شک کردید، کوتاه تر مناسب تر است. بهتر است که به خواسته های دیگران توجه داشته باشید، به ویژه در جامعه پرمشغله امروز.

هنگامی که این را متوجه شدید، باید کاری کنید تا فرهنگ مخاطب تان را درک کنید، و مطمئن شوید که می توانید پیام خود را برای مردمی که پیش زمینه ها و فرهنگ های متفاوتی دارند، در داخل  خارج از کشور، ارسال کنید.

نویسنده: زرتشت سپیدمان

مدیر بهتری شو!

مدیر بهتری شدن کمتر از چند دقیقه وقت می‌گیره و بعد از اون می‌تونی به راحتی به همه مطالب دسترسی پیدا کنی.

چرا عضو شم؟

  • از آخرین‌ها باخبر بشی!
  • به مطالب ویژه دست پیدا کنی!
  • نتیجه‌ای که توی تست‌ها به‌دست میاریو ذخیره کنی!
  • در ازای امتیازی که کسب می‌کنی پول نقد دریافت کنی!
  • اگر دوست داشتی پولی که درآوردیو به سازمان‌های خیریه کمک کنی!


نظرات کاربران