هفت C‌در ارتباط (توانایی‌های ارتباطی)

چک لیستی برای ارتباط شفاف


چک لیستی برای ارتباط شفاف

به این فکر کنید که در طول روز چند بار با افراد ارتباط برقرار می کنید. ایمیل می نویسید، تشکیل جلسه می دهید، در کنفرانس ها شرکت می کنید، گزارش می نویسید، سخنرانی ارائه می دهید، با همکاران خود بحث می کنید و...لیست همچنان ادامه می یابد. می توانیم تقریبا تمام روز را صرف برقراری ارتباط کنیم. پس، چطور می توانیم به افزایش بهره وری مان کمک کنیم؟ می توانیم اطمینان حاصل کنیم که با بهترین و واضح ترین روش ممکن ارتباط برقرار می کنیم. به همین دلیل است که هفت C ارتباط بسیار مهم هستند. این هفت C  چک لیستی ارائه می دهند برای اطمینان از اینکه جلسات، ایمیل ها، تماس های کنفرانس، گزارش ها و سخنرانی ها به خوبی ساخته و پرداخته شده اند –بنابراین مخاطب پیام تان را دریافت می کند.

بر اساس هفت C، ارتباط باید به این شکل باشد:

  • Clear: شفاف
  • Concise: مختصر
  • Concrete: ملموس
  • Correct: درست
  • Coherent: منسجم
  • Complete: کامل
  • Courteous: مودبانه

در این مقاله به هر یک از این هفت C ارتباطی نگاهی می کنیم و هر عنصر را با مثال های خوب و بد نشان می دهیم.

Clear: شفاف

هنگام نوشتن یا صحبت کردن با کسی،هدف یا پیامتان را به روشنی بدانید . هدف شما از برقراری ارتباط با این شخص چیست؟ اگر مطمئن نیستید، مخاطبان شما نیز مطمئن نیستند.

برای روشن بودن، سعی کنید تعداد ایده های موجود در هر جمله را به حداقل برسانید. اطمینان حاصل کنید که درک منظورتان برای خواننده آسان است. مردم نباید "بین خطوط را بخوانند" و برای درک آن چه میگویید به حدس و گمان دست بزنند.

مثال بد:

سلام جان،

می خواستم درمورد دنیل که در بخش شما کار می کند، یادداشت سریعی برایت بنویسم. او دارایی با ارزشی برای شرکت است. مایلم هر زمان وقت داشتی درموردش بیشتر صحبت کنیم.

با آرزوی بهترین ها، اسکیپ.

این ایمیل درمورد چیست؟ خب، خیلی مطمئن نیستیم. اول اینکه، اگر بیشتر از یک دنیل در بخش جان مشغول باشند، جان متوجه نمی شود که اسکیپ درمورد کدام یک صحبت می کند.

دوم اینکه، به طور مشخص دنیل چه کاری می کند که اینقدر خوب است؟ این را هم نمی دانیم. آنقدر مبهم است که جان قطعا باید ایمیل دیگری بفرستد و اطلاعات بیشتری بخواهد.

و در آخر، هدف از این ایمیل چیست؟ آیا اسکیپ فقط میخواهد یک صحبت ساده در مورد دنیل داشته باشد، یا در اینجا هدف خاصی وجود دارد؟ هیچ هدف و معنایی برای این پیام وجود ندارد، بنابراین کمی گیج کننده است.

مثال خوب:

سلام جان،

میخواستم درمورد دنیل کدر که در بخش شما کار می کند، یادداشتی برایت بنویسم. در چند هفته اخیر، با مایه گذاشتن از وقت خودش، به بخش آی تی در رسیدن به چندین ضرب العجل فوری کمک کرده است. پروژه ی سختی داریم که باید طی سه ماه آینده انجام شود، و دانش و مهارت دنیل بسیار با ارزش خواهد بود. آیا می توانیم در این کار از او کمک بگیریم؟

ممنون می شوم در این مورد با تو صحبت کنم. کی بهترین زمان برای تماس و صحبت در این مورد است؟

بهترین آرزوها، اسکیپ

این پیام دوم بسیار واضح تر است، زیرا خواننده اطلاعاتی را که برای اقدام کردن نیاز دارد، دریاقت می کند.

Concise: مختصر

زمانی که ارتباط تان مختصر باشد، به یک نقطه نظر اکتفا کرده و آن را خلاصه می کنید. مخاطبان شما نمی خواهند شش جمله بخوانند، وقتی که می توانید پیام خود را در سه جمله قرار دهید.

آیا صفات یا "کلمات پر کننده" وجود دارد که بتوانید حذف کنید؟ اغلب می توانید کلمات مانند "به عنوان مثال"، "ببینید"، "قطعا"، "به نوعی"، "به معنای واقعی کلمه"، "اساسا" یا "منظورم این است که" را حذف کنید.

آیا هیچ جمله غیرضروری ای وجود دارد؟

آیا نقطه نظرتان را بارها و به شکل های مختلف مطرح کرده اید؟

مثال بد:

سلام مت

می خواستم با شما در مورد کمپین بازاریابی از طریق ایمیل که در پنجشنبه گذشته طرح ریزی کردیم، صحبت کنم. فکر می کنم که بازار هدف ما قطعا می خواهد تلاش های بشردوستانه شرکت را ببیند. به نظرم می تواند تاثیر بزرگی داشته باشد و خیلی بیشتر از فروش زمین در ذهن ها  باقی خواهد ماند.

برای مثال، اگر درمورد تلاش های شرکت برای پایدار شدن صحبت کنیم، مثل کارهای خیریه ای که در مدارس محلی انجام می دهیم، افرادی که می خواهیم جذب کنیم برای مدت بیشتری پیام مان را به خاطر خواهند سپرد. تاثیر این کار خیلی بیشتر خواهد بود.

نظر تو چیست؟

جسیکا.

این ایمیل خیلی طولانی است، در آن تکرار وجود دارد و "کلمات پر کننده" فضای زیادی از ایمیل را گرفته اند.

مثال خوب:

ببینید وقتی مختصرگویی می کنیم و کلمات پر کننده را حذف می کنیم، چه اتفاقی می افتد:

سلام مت،

می خواستم خیلی سریع در مورد کمپین بازاریابی از طریق ایمیل که پنج شنبه گذشته آن را تحلیل کردیم بحث کنیم. بازار هدف ما می خواهد در مورد تلاش های بشردوستانه شرکت، به ویژه اهداف ما برای پایدار شدن و کمک به مدارس محلی، بداند. این کار تاثیر بسیار مهمی می گذارد و خیلی طولانی تر از یک دوره فروش سنتی در خاطرها می ماند.

نظر تو چیست؟

جسیکا

Concrete: ملموس

هنگامی که پیام شما ملموس باشد، مخاطب تصویر شفافی از آنچه که می گویید در اختیار دارد. اگر در پیام تان، جزئیات (اما نه خیلی زیاد)، واقعیت های واضح و تمرکز زیادی داشته باشید، آنگاه این پیام مستحکم و قابل اطمینان است.

مثال بد:

شعار تبلیغاتی زیر را در نظر بگیرید

بسته غذایی ویزارد هر روز در وقت شما صرفه جویی می کند.

شعاری مثل این احتمالا تعداد زیادی از این محصول را نمی فروشد. هیچ اشتیاقی، هیچ جزئیات روشنی، هیچ چیزی در آن نیست که باعث ایجاد احساسی در مخاطب شود یا به او القا کند که چرا باید به این تبلیغ اهمیت دهد. این پیام به اندازه کافی ملموس نیست که بتواند تفاوتی با سایر محصولات ایجاد کند.

مثال خوب:

در هر روز چه مقدار زمان را صرف بسته بندی غذای فرزندان تان می کنید؟ دیگر نیازی نیست! فقط یک بسته غذای کامل ویزارد را از یخچال درآورید، به فرزندان تان یک وعده غذای سالم بدهید، و وقت بیشتری را با آن ها صرف بازی و مطالعه کنید.

این شعار بهتری است. چرا که تصاویر ملموس و زنده ای دارد. مخاطب می تواند سپری کردن باکیفیت وقتش را با فرزندانش تصور کند –و چه پدر یا مادری می تواند با آن مخالفت کند؟ ضمنا ذکر این نکته که محصول قابل نگهداری در یخچال است، باعث عملی شدن این ایده می شود. این پیام از طریق این جزئیات است که زنده و ملموس می شود.

Correct: صحیح

هنگامی که ارتباط شما صحیح باشد، درخور و مناسب مخاطب است. ارتباط صحیح یک ارتباط بدون خطاست.

آیا اصطلاحات فنی که استفاده می کنید در سطح تحصیل یا دانش مخاطبان تان هست؟

آیا نوشته خود را از نظر خطاهای دستوری بررسی کرده اید؟ به یاد داشته باشید، چک کننده های املایی که روی سیستم قرار دارد تمام خطاها را نمی گیرد.

آیا تمام اسامی و عناوین به درستی تلفظ و نوشته شده اند؟

مثال بد:

سلام دنیل،

ممنون که امروز برای نهار من را ملاقات کردی. از صحبت مان خیلی لذت بردم و منتظرم در پروژه مان پیشرفت کنیم. مطمئنم که ضرب العجل دو هفته ای مساله مهمی نیست.

باز هم ممنون. به زودی با هم صحبت خواهیم کرد.

مطلب مفیدی بود؟

می‌توانید با تهیه‌ی اشتراک مدیر بهتر از بیش از ۲۰ درس دیگر مدیر بهتر در زمینه‌های مدیریت، رهبری، ابزارهای استراتژیک و ... بهره ببرید.

مدیر بهتری می‌شوم

با آرزوی بهترین ها، جک میلر

اگر این متن را سریع بخوانید احتمالا متوجه هیچ خطایی در آن نمی شوید. اما با بازبینی دقیق تر، دو مورد پیدا می کنید. می توانید ببینیدشان؟

تاکید می کنیم، چک کننده های املایی همه خطاها را نمی گیرند. برای همین خیلی مهم است که همه چیز را به دقت بازبینی کنید.

Coherent: منسجم

وقتی ارتباط شما منسجم باشد، منطقی است. تمام نکات متصل و مرتبط با موضوع اصلی هستند و لحن و جریان متن منطبق با آن است.

مثال بد:

تریسی،

میخواستم یادداشتی فوری درمورد گزارشی که هفته پیش به پایان رساندی برایت بنویسم. آن را برای تایید به میشل دادم، میخواهد مطمئن شود که درمورد جلسه گروهی این جمعه مطلع هستی. می خواهیم برای کتاب راهنمای کارمندان جدید طرح ریزی کنیم.

ممنون، میشل.

همانطور که می بینید، این ایمیل منظورش را به خوبی منتقل نمی کند. بازخورد میشل از گزارش تریسی کجاست؟ نویسنده در ابتدا شروع به صحبت درموردش می کند، اما بعد موضوع را به جلسه روز جمعه تغییر می دهد.

مثال خوب:

سلام تریسی،

میخواستم یادداشتی فوری درمورد گزارشی که هفته پیش به پایان رساندی برایت بنویسم. آن را برای تایید به میشل دادم، و به من خبر داد تغییراتی هست که باید روی گزارش انجام دهی. خودش جزئیات نظراتش را بعد از ظهر برایت ایمیل خواهد کرد.

ممنون، میشل.

دقت کنید که در این مثال خوب، میشل درمورد جلسه جمعه چیزی نگفته است. به این خاطر که یادآوری جلسه روز جمعه باید به طور کلی و جداگانه در ایمیل دیگری مطرح شود. به این ترتیب، تریسی بعد از اعمال تغییرات گزارش، می تواند ایمیل را پاک کند، اما همچنان ایمیل یادآوری جلسه را نگه دارد. هر ایمیل تنها و تنها دربردارنده یک موضوع است.

Complete: کامل

در یک پیام کامل، مخاطب تمام اطلاعات لازم را دریافت می کند، و در صورت لزوم اقدام می کند.

آیا پیام شما شامل "دستورالعمل"ی هست که مخاطب تان به وضوح بداند چه کاری از او می خواهید انجام بدهد؟

آیا تمام اطلاعات مربوطه را در آن گنجانده اید – نام ها، تاریخ ها، زمان ها، مکان ها، و غیره؟

مثال بد:

سلام به همه،

می خواستم به همگی درمورد جلسه فردا یادآوری کنم.

می بینمتان، کریس.

این پیام به دلایل واضحی کامل نیست. چه جلسه ای؟ کِی؟ کجا؟ کریس تیم ش را بدون دریافت اطلاعات ضروری بر جا می گذارد.

مثال خوب:

سلام به همه،

می خواستم درمورد جلسه فردا حول محور سیاست های جدید دورکاری (کار کردن از طریق تلفن و ایمیل) یادآوری کنم. جلسه ساعت ۱۰ صبح در سالن کنفرانس سطح دوم برگزار خواهد شد. اگر نمی توانید حضور پیدا کنید، لطفا به من اطلاع دهید.

می‌بینمتان، کریس.

Courteous: مودبانه

ارتباط مودبانه، دوستانه، باز و صادقانه است. هیچ توهین پنهانی یا لحن منفی ای در آن نیست. دیدگاه های خواننده را به ذهن سپرده و به نیازهایشان احترام می گذارید.

مثال بد:

جف،

می خواستم بگویم از اینکه تیم تو در جلسات هفتگی بحث را انحصاری می کنند اصلا راضی نیستم. من پروژه های زیادی دارم و واقعا به زمانی نیاز دارم تا روی پیشرفت تیمم در پروژه ها بحث کنیم. ولی تا اینجا، به لطف بخش شما، نتوانسته ام این کار را بکنم. می شود اطمینان دهی که هفته دیگر برای من و تیمم وقت می گذارند؟

ممنون، فیل.

خب، خیلی سخت می شود به این نوشته بگوییم مودبانه!  پیامی مثل این به سادگی می تواند آغازگر یک جنگ درون سازمانی شود. این ایمیل کاری جز ایجاد احساسات بد، و پایین آوردن سطح خلاقیت و روحیه نمی کند. کمی ادب و احترام، حتی در شرایط سخت، باعث پیشرفت شگرفی می شود.

مثال خوب:

سلام جف،

می خواستم یادداشت کوتاهی برایت بنویسم و ازت بخواهم لطفی کنی. در طول جلسات هفتگی مان، تیم تو کار فوق العاده ای درمورد تاکید روی پیشرفت شان انجام می دهند. اما، این کار بخشی از زمان تیم من را برای مطرح کردن پیشرفت شان می گیرد. ممنون می شوم اگر بتوانی هر هفته، زمان اضافی کمی به تیمم بدهی تا گزارش شان را به طور کامل پوشش دهند.

خیلی ممنونم، و لطفا اگر کاری از من برایت برمی آید، حتما خبر بده.

با آرزوی بهترین ها، فیل.

چه تفاوتی! این ایمیل مودبانه و دوستانه است، و احتمال خیلی کمی دارد که باعث ایجاد احساسات منفی در اداره شود.

توجه داشته باشید، گاهی در Cهای ارتباطی تفاوت های اندکی وجود دارد:

Credible: معتبر

آیا پیام شما اعتبارتان را برجسته و تایید می کند؟ این مورد مخصوصا هنگام ارتباط با مخاطبی که شناخت زیادی از شما ندارد، بسیار مهم است.

Creative: خلاق

آیا پیام شما به طور خلاقانه ای ارتباط برقرار میکند؟ ارتباط خلاق کمک می کند مخاطب تان با موضوع درگیر شود.

خلاصه

همه ی ما هر روز در حال برقراری ارتباط هستیم. هرچه بهتر ارتباط برقرار کنیم، اعتبارمان نزد مشتری ها، رئیس و همکاران مان بیشتر می شود.

از هفت C ارتباطی به عنوان چک لیستی برای ارتباطات تان استفاده کنید. با انجام این کار، شفاف، مختصر، ملموس، صحیح، منسجم، کامل و مودبانه ارتباط برقرار کنید.

نویسنده: زرتشت سپیدمان

مدیر بهتری شو!

مدیر بهتری شدن کمتر از چند دقیقه وقت می‌گیره و بعد از اون می‌تونی به راحتی به همه مطالب دسترسی پیدا کنی.

چرا عضو شم؟

  • از آخرین‌ها باخبر بشی!
  • به مطالب ویژه دست پیدا کنی!
  • نتیجه‌ای که توی تست‌ها به‌دست میاریو ذخیره کنی!
  • در ازای امتیازی که کسب می‌کنی پول نقد دریافت کنی!
  • اگر دوست داشتی پولی که درآوردیو به سازمان‌های خیریه کمک کنی!


نظرات کاربران