چهارچوب Cynefin (حل مشکل)

چهارچوب Cynefin (استفاده از بهترین فرآیند حل مساله)


چهارچوب Cynefin (استفاده از بهترین فرآیند حل مساله)

کاراترین رهبران می‌دانند که حل مساله یک فرآیند "یک راه مناسب همه مسایل" نیست. آن ها آگاهند که اقداماتشان بستگی به موقعیت دارد و با تطابق روش هایشان با توجه به تغییرات شرایط، تصمیمات بهتری اتخاذ می نمایند.

اما از کجا می‌دانید در یک موقعیت خاص چه روشی را باید استفاده کنید؟ و چطور می توان از تصمیمات اشتباه اجتناب کرد؟

در این نوشته، نگاهی به چهارچوب Cynefin خواهیم داشت؛ ابزاری که به شما کمک می‌کند با برآورد کردن موقعیتی که خود را در آن میابید، تصمیمات بهتری بگیرید.

راجع به چهارچوب Cynefin:

Cynefin، که "کو-نِو-این" تلفظ می‌شود، یک کلمه زبان ولز انگلستان می‌باشد که به معنی "مکان" یا "محل سکونت" است. گرچه می‌توان از آن جهت توصیف عناصری از موقعیت یا گذشته شخصیمان، که بدون اینکه بدانیم، بر افکار و تصمیمات ما تاثیراتی می‌گذارند، نیز استفاده کرد.

دانشمند، دیوید جی. اسنودن، از این کلمه استفاده کرد تا چهارچوبی را که در سال ۱۹۹۹، بر اساس موضوعات مدیریت دانسته ها و استراتژی سازماندهی به وجود آورد، توصیف کند. او به همراه همکارش، مری بون، این چهارچوب را در نسخه نوامبر ۲۰۰۷ مجله "Harvard Business Review" منتشر کرد.

چهارچوب Cynefin (شکل شماره۱)، یک ابزار حل مساله است که به شما کمک می کند موقعیت‌ها را در ۵ "محدوده" که توسط روابط علت و معلولی تعریف شده اند، قرار دهید. این کار به شما کمک خواهد کرد که به موقعیت‌های خود دقیق‎تر دسترسی داشته و پاسخ‌های مناسبی بدهید.

پی‌نوشت: محدوده "بدیهی" در ابتدا "ساده" خوانده می‌شد ولی این نمودار در سال ۲۰۱۴ بروزرسانی شد.

شما می‌توانید از چهارچوب Cynefin برای موقعیت‌های مختلفی استفاده کنید تا یک مشکل یا تصمیم را دسته‌بندی کرده و با توجه به آن پاسخ دهید. برای مثال، این روش در توسعه محصول، بازاریابی و استراتژی سازماندهی، کاربردی و موثر است. همچنین می‌تواند به شما کمک کند در شرایط بحران یا شرایط اضطراری تصمیمات بهتری اتخاذ کنید.

این روش، با تشویق شما به سازگاری و وفق‌پذیری درهنگام تصمیم گرفتن و تطابق سبک مدیریتی‌تان با توجه به محدودیت‌ها، باعث می‌شود یک سبک مدیریتی یا روش تصمیم‌گیری را برای تمام موقعیت‌ها بکار‌ نبرید؛ مشکلی که می‌تواند برای تیم یا تشکیلات شما هزینه‌بر باشد.

۵ محدوده:

بیایید به هریک از این ۵ محدوده با جزییات بیشتری نگاه کنیم:

موضوعات بدیهی- "محدوده بهترین تمرین":

در موضوعات "بدیهی"، انتخاب‌های شما واضح‌ اند و روابط علت و معلولی برای تمام کسانی که درگیر مساله‌اند، مشخص است.

در این مسائل معمولا گام‌های مشخصی وجود دارد که مرحله بعدی فرآیند را دیکته می‌کند. برای مثال، مشکلاتی که در میز‌های اطلاعات یا مراکز تلفنی پیش می‌آید، معمولا قابل پیش‌بینی اند و فرآیندهای مناسبی جهت حل اکثر آن‌ها وجود دارد.

اسنودن استدلال می‌کند که لازم است در مقابل تصمیمات بدیهی "احساس کنید-دسته بندی کنید-پاسخ دهید". به صورت ساده تر، باید موقعیت را ارزیابی کنید، آن را دسته بندی کنید و سپس پاسخ خود را بر اساس بهترین تمرین، قرار دهید. معمولا یک جواب "درست" ثابت، با توجه به فرآیند یا رویه‌ای موجود، وجود دارد.

گرچه این خطر وجود دارد که موضوعات بدیهی بیش از حد ساده فرض شوند. این موضوع معمولا هنگامی رخ می‌دهد که رهبران یا تمام تشکیلات موفقیتی را تجربه می‌کنند و بعد از آن دچار خودبینی و غرور می شوند. جهت جلوگیری از این موضوع، اطمینان حاصل کنید که کانال‌های ارتباطی واضحی وجود دارند تا اعضای گروه بتوانند هر موقعیتی را که با دسته‌ای که در آن قرار گرفته تطابق ندارد، گزارش دهند.

چالش دیگر این است که رهبران ممکن است به دلیل تجربه‌ها و موفقیت‌های گذشته، پذیرای ایده‌های جدید نباشند. برای مثال، ممکن است بعضی افراد ناآخودآگاه فرض کنند که راه‌حل قبلی دوباره جواب خواهد داد. جهت غلبه بر این تفکر، ذهن خود را به ایده‌های جدید باز کنید و مشتاق دنبال کردن نظرات خلاقانه باشید.

موضوعات پیچیده-"محدوده متخصصان":

مشکلات "پیجیده" ممکن است چندین راه‌حل درست داشته‌ باشند. در این مورد، یک رابطه واضح بین علت و معلول وجود دارد اما ممکن است این رابطه برای همه قابل تشخیص نباشد. چون مشکل...پیچیده است. برای مثال، شاید شما چندین نشانه یک مشکل را مشاهده کنید ولی  نمی‌دانید چطور آن را حل کنید.

شیوه تصمیم گرفتن در اینجا "احساس کنید-تحلیل کنید- پاسخ دهید" می‌باشد. به عبارت دیگر، لازم است موقعیت را ارزیابی کنید، دانسته‌ها را تحلیل کنید(اغلب با کمک متخصصان) سپس، با استفاده از تمرین خوب، تصمیم بگیرید که بهترین پاسخ چیست.

ممکن است رهبران در موقعیت‌های پیچیده بیش از‌ حد بر متخصصان تکیه کنند، طوری که راه‌حل‌های خلاقانه افراد دیگر را نادیده بگیرند.برای حل این مشکل، گروهی از افراد با پیش‌زمینه‌های بسیار مختلف (از جمله مخالفان و افراد ناراضی) تشکیل دهید و از ابزاری مانند "شیوه یادداشت‌نویسی کرافورد" استفاده کنید تا مطمئن شوید نظرات همه شنیده می‌شود.

موضوعات پیچیده چند جزئی-"محدوده پدیداری":

شاید در موقعیت‌های "پیچیده چند جزئی" تشخیص یک راه‌حل "صحیح" یا روابط علت و معلولی، غیرممکن باشد. از نظر اسنودن و بون، بسیاری از کسب و کارها در این دسته قرار می‌گیرند.

موضوعات پیچیده چند جزئی معمولا غیرقابل پیش‌بینی اند و بهترین روش در اینجا "تحقیق کنید-احساس کنید-پاسخ دهید" می‌باشد. به جای اینکه سعی کنید موقعیت را کنترل کنید یا روی نقشه‌ای پافشاری کنید، اغلب بهتر است صبور باشید، به دنبال الگو بگردید و یک راه‌حل را بپروانید تا پدیداری(جهان شمولی) یابد.

مطلب مفیدی بود؟

می‌توانید با تهیه‌ی اشتراک مدیر بهتر از بیش از ۲۰ درس دیگر مدیر بهتر در زمینه‌های مدیریت، رهبری، ابزارهای استراتژیک و ... بهره ببرید.

مدیر بهتری می‌شوم

در این شرایط، هدایت تجارب کسب و کارها می‌تواند موثر واقع شود و شکست به عنوان بخشی از رویه آموختن باید پذیرفته شود. اطمینان حاصل کنید که فرآیندهایی برای هدایت افکار گروه خود اندیشیده‌اید –حتی مجموعه‌ای از قانون‌های ساده باعث نتایج بهتری نسبت به نبود هیچ هدایتی خواهد داشت.

برقراری ارتباط نیز در اینجا ضروری است. یک گروه متفاوت از افراد گردآوری کنید تا راه‌حل‌های خلاقانه برای مشکلات پیچیده ارائه دهند. از ابزارهای اندیشه‌گشایی مانند "ورودی  اتفاقی" یا "تحریک" استفاده کنید تا ایده‌های جدیدی ایجاد کنید و گروه خود را تشویق کنید تا راجب احتمالات مباحثه کنند.

راهنمایی:

شرایط پیچیده و پیچیده چند جزئی شباهت‌هایی به یکدیگر دارند و ممکن است تشخیص اینکه با کدام یک مواجه هستید، چالش برانگیز باشد. گرچه، برای مثال، اگر مجبورید براساس اطلاعات ناقصی تصمیم بگیرید به احتمال زیاد در یک موقعیت پیچیده چند جزئی قرار دارید.

موضوعات آشوبی- "محدوده پاسخ سریع":

در شرایط "آشوبی"، هیچ رابطه‌ای بین علت و معلول وجود ندارد در نتیجه هدف اصلی برقراری نظم و پایداری‌ست. شرایط بحرانی و اضطراری معمولا در این محدوده قرار می‌گیرند.

شیوه حل مشکل در اینجا "عمل کنید-احساس کنید-پاسخ دهید" می‌باشد. باید قاطع عمل کنید تا پرفشارترین مشکل را بیابید، احساس کنید کجا پایداری هست و کجا نیست و سپس پاسخی دهید که موقعیت را از آشوب به پیچیدگی چند جزئی ببرید.

جهت تغییر موفقیت‌آمیز شرایط آشوبی، یک "تحلیل ریسک" انجام دهید تا ریسک‌های ممکن را شناسایی کنید، آن‌ها را با یک "نمودار تاثیر/ احتمال ریسک" اولویت‌بندی کنید و مطمئن شوید که یک "برنامه بحران" جامع در دست دارید. غیرممکن است که برای همه شرایط آماده باشید اما برنامه‌ریزی برای ریسک‌های قابل تشخیص اغلب مفید واقع می‌شود.

اطلاعات قابل اطمینان در شرایط نامعلوم و آشوبی بسیار مهم است؛ پس مطمئن شوید که می‌دانید "در هنگام یک بحران چگونه ارتباط برقرار کنید".

بی‌نظمی:

تشخیص اینکه در چه زمانی در یک شرایط "بی‌نظمی" قرار دارید، می‌تواند بسیار دشوار باشد. در اینجا مشخص نیست کدام یک از ۴ محدوده غالب است و افراد عموما بر روش‌های تصمیم‌گیری ای که شناخته شده و راحتند، تکیه می‌کنند. هدف اصلی شما در این شرایط جمع‌آوری اطلاعات بیشتر است تا بتوانید به یک محدوده مشخص بروید و سپس کار مناسب را انجام دهید.

مثال:

خوزه و تیمش اخیرا یک کتاب‌خوان الکترونیکی(e-reader) خلاقانه منتشر کرده‌اند. گرچه به مشکلی برخورده است و هیچ‌کس نمی‌تواند به‌طور قطعی علت آن را بگوید. مشتری‌های ناراضی محصول را پس می‌آورند و اعتبار شرکت صدمه دیده است. خوزه چند مشکل را ساماندهی می‌کند. او باید به گروهش کمک کند تا علت مشکل را پیدا کنند تا بتوان آن را حل کرد. او با یخش بازاریابی کار می‌کند تا مشتری‌ها را جبران کند و به سوالات رسانه‌ها راجع به مشکل کتاب‌خوان پاسخ می‌دهد.

او از چهارچوب Cynefin استفاده می‌کند تا درک بهتری از موقعیت پیدا کند و آن را در محدوده "پیچیده" قرار می‌دهد که به این معناست که او باید به روش "احساس کنید-تحلیل کنید-پاسخ دهید" عمل کند.

به همین دلیل او متخصصانی از بخش تحقیق و توسعه، IT و تولید می‌آورد تا در پیدا کردن مشکل کمک کنند. متخصصان، که با گروه همکاری نزدیکی دارند، مشکلات کیفیتی را لیست کرده و سپس بر هر یک از این مشکلات جداگانه تمرکز می‌کنند تا علت اصلی مشکل را بیابند.

پس از چندین روز تحلیل، همگی تایید می‌کنند که مشکل جوش‌های خشک لولاها ست. با همکاری یکدیگر، مشاوران و گروه خوزه به یک نقشه مشخص برای یافتن این مشکل و اطمینان حاصل کردن از اینکه هیچ کتاب‌خوان معیوبی تحویل داده نمی‌شود، دست یافتند.

خلاصه

چهارچوب Cynefin توسط دیوید جی. اسنودن  در سال ۱۹۹۹ بنا نهاده شده.  هدف آن کمک به رهبران است که متوجه شوند هر شرایطی متفاوت است و یک روش مجزا برای اتخاذ تصمیم نیاز دارد.

این چهارچوب ۵ محدوده موقعیتی را مطرح می‌کند که با روابط علت و معلولی تعریف می‌شوند. این ۵ محدوده به صورت زیر می‌باشند:

  • بدیهی.
  • پیچیده.
  • پیچیده چندجزئی.
  • آشوبی.
  • بی‌نظمی.

هریک از این محدوده‌ها یک روش تصمیم‌گیری مشخص دارند که کمک می‌کند احساس بهتری از شرایط داشته باشید و بهترین راه پیش‌رو را انتخاب کنید.

این روش را در زندگی خود به کارببرید:

دفعه بعدی که باید یک تصمیم مهم کاری بگیرید استفاده از چهارچوب Cynefin را تمرین کنید. محدوده‌ای را که در آن قرار دارید، شناسایی کنید و از روش تصمیم‌گیری مناسب استفاده کنید تا اطلاعات را پردازش کنید و به جلو حرکت کنید.

نویسنده: زرتشت سپیدمان

مدیر بهتری شو!

مدیر بهتری شدن کمتر از چند دقیقه وقت می‌گیره و بعد از اون می‌تونی به راحتی به همه مطالب دسترسی پیدا کنی.

چرا عضو شم؟

  • از آخرین‌ها باخبر بشی!
  • به مطالب ویژه دست پیدا کنی!
  • نتیجه‌ای که توی تست‌ها به‌دست میاریو ذخیره کنی!
  • در ازای امتیازی که کسب می‌کنی پول نقد دریافت کنی!
  • اگر دوست داشتی پولی که درآوردیو به سازمان‌های خیریه کمک کنی!


نظرات کاربران